一般の会社では、社内のルールやコミュニケーションツールはオフィス勤務を前提に整備されています。そのため、単純にリモートワークする社員を1名、2名と増やしてみても業務効率が落ちる、コミュニケーションがうまくとれないといった問題が発生しやすいです。
新しい取り組みに試行錯誤や小さな失敗はつきものですが、関係者の混乱をおさえつつ、協力を得やすくするためにも、効率の良い順序で進めると良いでしょう。
ここでは、「オフィスワークだけの会社」が「リモートワークも普通な会社」に変化するためのステップを紹介します。
1. 目的を明確にする
2. 経営レベルで認識を合わせる
3. 導入の準備をする
4. トライアルチームに導入する
5. フィードバックを取り入れる
6. 正式に導入する
補足. 経験者・専門家を頼る
以下、各ステップについて説明していきます。
1. 目的を明確にする
まず「なぜリモートワークを導入するのか」を整理します。導入推進者としては当たり前なことでも、会社やチームのみんなが同じように考えているとは限りません。推進者の考えの方が少数派であることもあります。
強い思いがあるのは良いことですが、そのまま走り出す前に、冷静になってみんなが理解、共感しやすいロジックを考えることが大切です。自社の課題は何か、なぜリモートワークがソリューションになるのか、どういう状態を目指すのか、このような問いに対して、分かりやすい回答ができるようにします。
リモートワークが注目される背景やメリット・デメリットも参考にすると良いでしょう。
リモートワークのメリット
リモートワークに対する懸念と対策
2. 経営レベルで認識を合わせる
理解しやすく、共感を得られそうなロジックができたら、経営レベルで認識を合わせましょう。リモートワークを実践するには、現場のマインド、就業規則等のルールや業務フロー、コミュニケーションツールなど広い範囲で影響が出てきます。
理想は社長や理事長といった組織のトップにバックアップしてもらうことです。トップがリモートワーク推進の意思決定を明確にしていれば、あらゆる部門で協力が得やすくなります。
ご自身がトップの立場であれば、意思決定を経営層に伝え、理解をそろえることが大切です。オフィスワークに最適化している状態からリモートワークが許容できる状態に移行するには、様々な課題が出てくるはずです。一時的に作業効率が落ちたり、現場が戸惑ったりした場合でも、挑戦を続けられるようしっかりと意志を伝えることが大事です。
トップや経営層が「なぜリモートワークを推進するのか？」について、同じロジックを思い浮かべられるようになれば、次のステップにスムーズに進むことができるでしょう。
3. 導入の準備をする
導入の準備はマインド、ルール、プロセス、ツールの4つの観点で行う必要があります。
準備が不足していると、現場に混乱を招くリスクがありますが、完璧な準備を目指してリソースを浪費するのも良くないことです。リスクの大きい課題にフォーカスして、その課題に詳しい担当者を巻き込んで検討を進めると良いでしょう。
また、4つの観点は独立したものではなく、相互に関連していることが多いため、広い視野を持って検討することが大切です。
4つの観点に関する詳細は以下記事を参考にしてください。
リモートワークとマインド
リモートワークとルール
リモートワークとプロセス
リモートワークとツール
4. トライアルを実施する
準備が整ってきたら、トライアル（試行）を実施します。
組織の規模によってトライアルの範囲は異なりますが、リモートワークへのニーズや関心が高いチームで実施すると効果的です。
トライアル期間では予想していなかった課題が発生したり、対策の効果を確かめるために予定以上の時間がかかったりすることがあります。そのため、実施前からトライアル期間を決めて、それを厳守することは難しいかもしれません。状況に応じて延長や中断を判断できるように予め関係者と認識を合わせておくと良いでしょう。
また、トライアル期間で検証したい点を整理しておくと、関係者の理解が得やすくなったり、次のステップに進む判断が行いやすくなります。ただし、トライアルが始まってから検証したい点が変わることもよく起こりますので、トライアル期間の中でも定期的に見直しを実施する機会を設けておきましょう。
5. フィードバックを取り入れる
トライアルを始めると、様々な立場から多様なフィードバックをもらうことになります。フィードバックには賛否両論ありますが、不満や問題の方が大きな声となって上がってくる場合が多いです。業務への影響の大きさや関係者の多さなどを踏まえて優先順位をつけ、着実に解決していきましょう。
声をあげにくい人もいる可能性があるので、フィードバックを待つだけでなく、定期的に個別またはグループ単位でヒアリングを行うと良いでしょう。
リモートワークを導入したことで業務に悪影響が出ると、リモートワークの印象が悪くなり、あっという間に取り組みが形骸化してしまいます。日々発生する課題に真摯に向き合って、迅速に解決していくことが大切です。
6. 正式に導入する
トライアルで大きな課題がなくなれば、いよいよ正式にリモートワークを導入します。
仮運用としていたものを正式なものとして関係者に周知したり、トライアル利用していたツールの契約を行ったりします。また、リモートワークの対象範囲をトライアル実施チーム以外に広げたり、別のチームでトライアルを始めたりしても良いでしょう。
トライアルが終わって正式な運用が始まっても、対象者の広がりやビジネスの環境変化などに伴って新たな問題が発生します。このような問題に対処するために、定期的に課題を確認したり、改善の取り組みをチェックしたりする機会を設けることが大切です。
補足. 経験者・専門家を頼る
リモートワークを導入するためには検討すべきことがたくさんありますが、社内検討だけでは視野が狭くなってしまい、課題解決の糸口が見つかりにくいこともあります。また、経験値や専門知識が不足しているため、判断に迷って時間だけが過ぎていくといった事態も起こりやすいです。
社内での検討に行き詰まったら、リモートワークを推進している団体や専門家に相談してみると良いでしょう。リモートワークラボでもご相談の窓口を設けておりますので、以下リンクからお気軽にお問い合わせください。
リモートワークラボお問い合わせ
次の記事はこちら
リモートワークラボをフォローしよう。