ルールやプロセスを変更しても、それを支えるツールがないと実現できません。
ここでは、カメラ等の機材と各種クラウドサービスを合わせてツールと定義し、リモートワークで必要となるツールの全体像を紹介します。
オンライン会議用機材
リモートワークで必要な機材はオンライン会議で必要となるモニタ、カメラ、マイク、スピーカー、イヤフォンなどがあります。
会議室などに設置して参加者で共同利用するケースと、各個人ごとで利用するケースがあり、それぞれで注意点が異なりますので、2つに分けて説明します。
共同利用のケースでは、会議スペースがオープンかどうか（周囲の音が入るかどうか）や、持ち運びが必要かなど会議スペースの環境に合わせて選択することが重要です。カメラとマイク、マイクとスピーカーのように複数の機能を備えた機材も多く、組み合わせを決めるのは大変かもしれません。しかし、機材の選び方で会議のクオリティが大きく変わることが多いため、安易に妥協せずしっかり検討しましょう。
個人利用のケースですが、最近のノートPCにはカメラとマイクが内蔵されているものが多く、それらを利用するだけでも会議を始められます。ただ、周囲のノイズが気になったり、自分以外の声が周囲に聞こえないようにしたい場合にはイヤフォンやヘッドセットがオススメです。
バーチャルオフィスツール
数はあまり多くはありませんが、リモートワークに特化したコミュニケーションツールとして、バーチャルオフィスツールがあります。
特定メンバーで閉じていた従来のグループチャットと異なり、仮想的なオフィスに在席する社員がお互いの存在を認識し、自由に集まって話をすることができます。
特に、誰と誰がコミュニケーションをとっているかを可視化し、各自の意思で任意の会話に参加できるようにすることで、組織の一体感やチームワークが生まれやすくなります。
本格的にリモートワークに取り組みたい場合や、働く場所による不公平感を解消したい場合には、非常に効果的です。
Remotty（リモティ）
カメラで顔を自動撮影して共有する機能や、各メンバーが自由に集まって雑談できるチャット機能が大きな特徴です。オンライン会議ツール連携や掲示板の機能も備わっており、リモートワークに必要な機能が集約されています。
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Sococo（ソココ）
オフィスの図面を上から眺めたようなUIが特徴で、会議室への移動やドアの開閉など、現実世界の行動を模した表現を積極的に取り入れています。
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Remo
こちらもビジュアルに遊び心のある仕様のバーチャルオフィス。大小の部屋が合計10室用意されており、用途によって部屋の名前を変えたり、鍵をかけることも可能。入室時にノックする機能もありますので、チームによってマナーを構築することもできそうです。
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業務時間管理ツール
リモートワークではカードリーダーを使って入退室の時間を確認したり、ちょっと作業している様子をのぞいてみるといったことが困難です。そのため、管理者は「いつ作業しているかわからない」「本当に作業しているか心配」といった懸念を持ちやすくなります。また、作業者にとっても「頑張りが伝わらない」といった問題も出てきます。
オフィスワークを前提としたタイムカードは多くありますが、ここではリモートワークのニーズに合わせて、時間計測と業務見える化に特化したツールを紹介します。
F-Chair Plus（エフチェアプラス）
着席、退席をワンクリックで記録でき、細切れの時間も正確にとらえて合計できます。着席時には画面キャプチャを自動撮影する機能が付いているので、作業の様子がよくわかります。作業者にとっても適度な緊張感が生まれたり、頑張りを伝えられるといったメリットがあります。
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Worksnaps（ワークスナップス）
あまり日本では知られていませんが、グローバルなチームに対応した業務時間管理ツールです。画面キャプチャの自動撮影やプロジェクト単位での集計ができます。日本語には対応していませんが、時差があっても問題なく利用できるため、グローバルなチームにオススメです。
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ラクロー
ログ、メール・チャット、カレンダー、位置情報ログの「客観的記録」をベースに労働時間を算出する、画期的なツール。従業員はそれらのログと、そこから算出された時間を確認し、申告時間を確定するだけなので、より正確で安全です。
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グループチャット・オンライン会議ツール
1対1または特定メンバー間でチャットやオンライン会議ができるツールです。たくさんのツールがあるため、代表的なものを取り上げます。
Skype（スカイプ）
人気の老舗アプリ。複数のメンバーで簡単に音声チャットやビデオ会議が行えるツールで、スマートフォンアプリも完備しています。
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Zoom（ズーム）
高画質・高音質が特徴。URL発行型なので、参加者のアクセスも簡単です。
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Googleハングアウト
Googleが提供しているコミュニケーションツールです。LINEのようにチャットやグループチャット、ビデオ通話、音声通話などが利用できます。
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Whereby（旧appear.in）
アカウントの作成や承認といった操作が不要で、任意のURLを自分で作成してそこにアクセスしてもらうだけで会議が始めらるため、開始までのステップが少ないことが特徴です。
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チャットワーク
ビジネスコミュニケーションに特化したチャットツール。導入企業189,000社を突破し、多くの企業から支持されています。
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Slack（スラック）
オンライン会議機能はありませんが、様々なオンライン会議ツールと連携することができます。海外で非常に人気の高いチャットツールで、日本でもIT業界を中心に利用者が増えています。
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Microsoft Teams
Office365で利用できるチャットツールです。ただし、Microsoft Teamsに搭載された多彩な機能は、単なるチャットツールにとどまりません。オンライン会議、ファイルの共有・共同編集、プロジェクト管理などの社内で必要なコミュンケーションがスムーズに行える機能が豊富に含まれています。
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テキスト共有・議事録
メモや文章を共有したり、会議で議事録を残すときに便利なツールです。活用すれば、オンライン会議で話しながらリアルタイムで議事録を作成することができます。ホワイトボードより書くスピードが速く、文章を消したり、移動したりすることが容易なので、非常にスピーディに議論を整理できます。
Evernote（エバーノート）
ノート、ボイスメモ、写真などあらゆるものを記録できます。タスクや締め切り管理機能も。
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Googleドキュメント
Wordによく似た構造で、Word慣れしている人には特に人気です。
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quip（クウィップ）
画面がシンプルで段落構造を簡単に表現できます。
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OneNote
Microsoft提供のデジタルノートツール。ノートブックの内容は、セクションやページに分けて自由にカスタマイズすることができます。キーボードもタッチペンも使えるので、あらゆるデバイスからひとつのノートを自在に編集することができます。
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ストレージサービス
多種多様なファイルを保存しておくためのサービスです。安価で大量のファイルが保存でき、履歴や権限の管理も充実しています。
リモートワークに限らず利用企業が増えていますが、代表的なサービスを掲載しておきます。
Googleドライブ
オンライン上のファイルを編集するアプリが充実しています。GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートと連携して利用することができます。
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OneDrive
Googleドライブと同じく、オンライン上のファイルを編集することができます。WordやExcelと連携も。
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Dropbox
ファイルの保管に特化したサービスです。Dropboxは日本でも非常に知名度が高く、個人を含めて広く利用されています。
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Box
こちらもDropbox同様、ファイル保管サービス。法人向けにサービス提供に注力しており、海外では大きなシェアを獲得しているようです。
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タスク管理サービス
個人やプロジェクト単位でタスクを管理するツールです。こちらもリモートワークに限らず利用されていますが、ホワイトボードにタスクを張り出したり、プロジェクトのスケジュールを壁に張り出すといった運用をしている場合は、導入を検討してみると良いでしょう。
Trello（トレロ）
カード型のUIが特徴的なツールで、個人から企業まで幅広く利用できます。
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Jooto（ジョートー）
ホワイトボードにタスクを記入した付箋やメモを貼っていくイメージでプロジェクト管理が出来ます。
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Todoist（トゥドウイスト）
GTDメソッドに合わせたシンプルなタスク管理ツールです。
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Redmine（レッドマイン）
プロジェクト管理ができるオープンソースソフトウェアです。やるべき作業を記録・管理したり社内で情報共有ができます。
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Backlog（バックログ）
システム開発のプロジェクト管理に必要な機能が充実しています。
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適切なツールを選んで、快適なリモートワーク環境を！
リモートワークをスムーズに行うために、ツールは重要な要素のひとつです。チームの大きさやワークスタイル、もちろんメンバー同士の好みによって、快適に使えるツールはそれぞれ違います。レンタル機材や、無料トライアルのあるツールも多くありますので、ぜひ使い心地を試して、よく相談して決定することをおすすめします！
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