在宅勤務者は自宅が「オフィス」
在宅勤務者にとっては自宅が「オフィス」。オフィスにいるメンバーとスムーズに仕事をするためにも、「オフィス」の環境を整えるのは最重要事項です。自宅で仕事ができる環境が整っていれば、健康や家庭の事情など、通勤だけがハードルになっている人でも働けるので、優秀な人材の確保にも繋がります。
在宅勤務の環境作りに必要なもの3つ
1. 安定したネット環境
離れた場所＝自宅から仕事をする場合、インターネット環境が整っていることは必須事項となります。作業成果をネット経由で共有する、必要な情報をネットから収集する、ということはもちろん、web会議がスムーズにできる速度が望ましいでしょう。チームメンバーが離れた場所にいても、違和感なくコミュニケーションが取れる最低限のラインと言えます。
2. 必要なスペックが備わったマシン
在宅勤務に使用するマシンスペックも、非常に重要な事項です。特に会社から支給する場合には、作業にどれくらいのパワーが必要かを十分に確認し、ソフトや周辺機器についても考慮する必要があるでしょう。作業者自身に必要なものの選定や購入を任せ、後から経費を支給するのも良い方法です。
必要な道具をきちんと揃えるということは、良い仕事のためには非常に大切です。妥協せずに考えましょう。
3. 作業しやすいワークスペース
マシンとネットさえあればどこでも作業ができるというのが、リモートワークの良いところですが、やはり「デスク周り」の構築も、腰を据えて効率良く作業するには大切です。
すっきりと整理整頓する、必要な道具がすぐ届く範囲にある、気が散る要素が少ない、など、人によって必要事項は様々です。ぜひ自分のためのベストな作業環境を整えておくようにしましょう。
会社はどこまで費用負担する？
在宅勤務の環境整備に必要なものに関して、会社はその費用を負担する必要があります。一般的には、ネット環境の構築、電話回線（連絡用の携帯電話費用）や遠隔会議システムの整備あたりが基本になります。しかし、多くの在宅勤務の場合、既に作業者が自宅で契約しているものを兼用する場合が多く、どこまで費用負担するかに関しては、各企業の裁量によります。
作業環境の構築必要な機器（パソコンや文具、ソフト、椅子、ディスプレイ、プリンタなど）は会社から支給し、ネット回線の契約基本料金に関しては負担しない、というケースも多いです。また、在宅勤務者にはある程度の手当を支給する企業もあります。事前に在宅勤務者と良く話し合い、トラブルにならないような取り決めをしましょう。
在宅勤務をスムーズにこなすためのテクニック
部下が在宅勤務の場合、上司は目の前にいない部下をマネジメントし、評価することが求められます。また、目の前にいない状態であれば、どうしてもコミュニケーションの量も少なくなる傾向になり、結果「今何をしているのか」「どのくらいやっているのか」など、進捗が伝わりにくくなります。このコミュニケーション問題の解消が、在宅勤務制度を有効にするひとつの鍵。
まずはweb会議を常用する習慣の構築、バーチャルオフィスや社内SNS、チャットなど離れた場所同士でコミュニケーションが取れるツールを導入しましょう。
そして在宅勤務者側は、それらを使って常に自分の成果や進捗を可視化しておくこと、今自分が何をして何を考えているのかを、細かくアピールしてくことが大切です。
対するマネジメント側は、在宅勤務者側から進捗や状況などの定例報告を受ける機会を設けること、就労場所によってチーム内の情報格差が生じないように気を配ることなど、しっかりとコミュニケーションを取る習慣をつけることが必要になります。
オフィスにいた頃にはなんとなく取っていた細かなコミュニケーションを、意識的に取るように双方心がけることが大切ですね。
在宅勤務の環境整備はきっちりと
在宅勤務を効果的に行うためには、その環境を整えることが非常に重要です。在宅勤務者と会社、双方がよく話し合って納得のいくラインを決めるようにしてくださいね。