新型コロナの影響で、リモートワークを導入する企業が増えていますが、やむを得ない導入を余儀なくされたという企業も多いのではないでしょうか。また、感染拡大防止のためにテレワークを導入したいけれど、コミュニケーションや書類などの問題で二の足を踏んでいる、という方もいらっしゃるのでは。
本記事では、テレワーク導入に関する必要な知識をまとめました。
うちの会社、うちの業種では無理かも…と思う前に、一歩踏み出してみませんか？
テレワークとは？「３密」を避けるため、急速に普及
テレワークとは、時間や場所にとらわれず、各々自由に働くということ。自宅で働く「SOHO」や、カフェなどを渡り歩きながらフリーランスで働く「ノマド」と混同されがちですが、あくまで「会社組織の一員でありながら、オフィスではない場所で働く」ことです。昨今はこのテレワークを積極的に取り入れる向きがあり、そのために制度や評価方法を見直す会社も増えてきています。
新型コロナウイルス感染拡大防止のため、今まで当たり前だった「出勤」という行為が当たり前ではなくなりました。今後試行錯誤を繰り返す中で、色々な会社のさまざまなテレワークに対する知見が貯まっていくことで、もっと快適にテレワークできるようになっていくでしょう。
テレワークのメリット
労働者側のメリット
①通勤時間の有効利用
テレワークに切り替えた時に、1番わかりやすいメリットは「通勤がない」ということ。朝のラッシュで削られる体力と精神力はかなり大きなものです。単純に仕事に充てることのできる時間が増え、生産性の向上にも繋がります。
②子育て、介護等と仕事の両立
子育てや介護をしていると、細かい家庭の用事のために、半休や全休、早退を余儀無くされることも。それを理由に通勤が困難になり、やむなく離職…というケースも少なくありません。テレワークを活用して、自宅で仕事をすることができれば、家庭と仕事の間をフレキシブルに動くことができるので、時間の兼ね合いに悩むことも無くなります。
③悪天候・災害・感染症などのリスク回避
台風、大雪、そのほか交通機関の乱れなど、仕事自体はできるのに会社にたどり着けず作業ができない、というケースも多いですね。また、感染症が流行しやすい季節にも、テレワークの活用で安心して働くことができますね。
会社側のメリット
①人材の確保
テレワークを導入することで、通勤圏の制約をなくして全国から人材を募ったり、就労意欲とスキルはあるものの子育てや介護で通勤が難しい人材を獲得できるようになります。
②離職防止、職場復帰の促進
メンバーが離職し、新しい人材を投入する時、チームのコミュニケーションをまた一から構築しなければならなくなります。働く場所を自由に選ぶことができれば、育児や介護、病気をきっかけとした離職を回避することができます。また、産休・育休明けなどに短時間から様子をみて働くことも容易になるので、職場へ早期復帰する社員を後押しする効果もあります。
③短時間私用や悪天候による事業影響の縮小
「短時間の私用だけど、通勤時間を考えると効率が悪いので今日は全休」
「悪天候で交通機関が麻痺。誰がいつ出社できるかわからない」
こういったトラブルも、各々が任意の場所から仕事することができれば問題なく回避することができます。無理やり出社しようとして、従業員が二次被害にあってしまう可能性も低くなりますね。
テレワークのデメリット・課題
労働者側のデメリット・課題
①寂しい
今まで不特定多数が同じ空間に存在したオフィスを離れて1人で働くことになると、孤独を感じてしまうという人は意外と多いようです。
②情報が回ってこない
オフィスにいるメンバーが口頭で話を進めてしまう、最新のデータや資料が紙で共有されてしまうなど、オフィスワーカーとテレワーカーの間の情報格差もよく問題として挙げられます。
③仕事とプライベートをうまく切り分けられない
自宅から仕事をする人にとって、仕事とプライベートの切り替えは大きな問題です。集中できずにサボってしまう…という声もありますが、ついつい気になってしまって夜中でもメールをチェックしてしまう、休憩時間を取らずに働いてしまうなど、「なんとなくオーバーワーク」になってしまう人も多いようです。
④正しく評価されない
労働評価もよく取り沙汰される問題です。旧来の「出社文化」がどうしても抜けず、業務を正当に評価されていないと感じる労働者も多いようです。
会社側のデメリット・課題
①労働状況が見えない
目の前にいないとどうしても「今何をしているのか」が見えにくくなります。作業時間や進捗が把握しづらいため、業務自体に悪影響が出ないかと懸念する人も多いようです。
②セキュリティが確保されるか心配
テレワークを導入するということは、オフィス外からも社内の重要な情報にアクセスできるようになるということ。そのため、どうしてもセキュリティ面が心配になってきます。
③良いチームワークが構築できない
離れているとつい、メンバーの存在自体が見えなくなりがちです。自然とコミュニケーション自体が減って、それがチームワークにも影響してきてしまいます。
課題は早期に解決を
これらの問題は、「適切な評価方法の見直し」「コミュニケーションツールの導入」「セキュリティ対策の見直し」「ペーパーレス化」によって解消されるものがほとんどです。以下の記事を参考により良いオフィス環境を整えるよう、チームでよく話し合ってみてください。
テレワークの導入方法
「テレワークを導入しよう！」と決まった時、最初に何をすれば良いのでしょうか？
これについては政府からいくつかのガイドラインが提示されています。基本用語解説から、実際にテレワークを導入するにあたっての手順、要件、環境づくりのアドバイス等、初めて導入するに必要な事柄がまとめられた手引書から、労務管理やセキュリティに関するものまで、以下の記事に情報が集約されています。
RWLおすすめ！テレワーク導入への7つのステップ
① 目的の明確化
まず「なぜリモートワークを導入するのか」を整理し、メンバーにその必要性や思いが十分に伝わるようなロジックを考えましょう。
② まずは経営レベルで認識をすり合わせる
目的をきちんと伝えるロジックが出来上がったら、経営層との認識を合わせます。トップに理解を示してもらって初めてプロジェクトを動かすことが可能になります。リモートワークを導入する際に出てくる、様々な課題を乗り越えられるよう、しっかりと意志を伝えることが大事です。
③ 「マインド」を準備する
「テレワークを会社の戦略と考える」「テレワークの成否に関わる当事者であると認識する」「ルールや業務プロセスはテレワーカーを標準とする」の3つを軸に、チームの認識を統一しましょう。全員が同じ方向を見て助け合うことが大切です。
④ 「プロセス」を準備する
オフィスで働く社員とリモートワークをする社員が混在するチームが円滑に業務を進めるために、業務プロセス、紙関係のプロセス、会議プロセス、研修・イベントのプロセスの4つを大きく見直す必要があります。
⑤ トライアルの実施
ここまで準備が整ったら、いよいよトライアルの実施です。まずは小規模のチームから、検証したい点をよく整理してから始めましょう。トライアル期間中も、振り返って検証する機会を細かく設けておくと良いでしょう。
⑥ フィードバックを検証する
トライアルで大切なのはフィードバックです。特に初めてのトライアルでは、賛否両論様々な意見が噴出するかとは思いますが、業務への影響の大きさや関係者の多さなどを踏まえて優先順位をつけ、着実に解決していきましょう。
⑦ 本格導入へ
問題を解決しきったら、いよいよ本格導入です。正式運用が始まっても、対象者の広がりやビジネスの環境変化などに伴って新たな問題が発生します。このような問題に対処するために、定期的に課題を確認したり、改善の取り組みをチェックしたりする機会を設けることが大切です。
テレワークのためのシステム・ツール
リモートワークラボでは、テレワークに役立つ様々なツールや機材についての記事も多数掲載しています。気になるものはぜひご一読を。
まずは「どんなツールがあるのか？」を知りましょう。以下の記事では、カメラ等の機材と各種クラウドサービスを合わせてツールと定義し、リモートワークで必要となるツールの全体像を紹介しています。
仮想オフィスツール
テレワークにはぜひ仮想オフィスツールをおすすめします。従業員全てテレワークの会社が作った「Remotty」は、メンバー同士が離れていても、同じオフィスにいるような自然なコミュニケーションが取れるように配慮された作りになっています。
web会議ツール
テレワークにweb会議ツールは欠かせません。以下の記事は機能別比較一覧表付き。選定ポイントもまとまっていますので、今のチームにフィットするものを選ぶことができます。
RWLおすすめのweb会議ツール、それぞれの導入方法から基本の使い方もまとまっています。
仮想オフィスツール、web会議ツールはとにかく大事な2大ツール。そのほかにもあると便利なツールはたくさんあります。テレワークするならとにかくこれ！というICTツールの中から、比較的導入が簡単なものをまとめています。
イヤホン・ヘッドセット
web会議に欠かせないのはイヤホンやヘッドセット。選び方とおすすめのアイテムを紹介しています。
webカメラ
PC内臓のカメラでも充分ですが、人数が多い時などに備えてwebカメラも用意しておきたいところ。絶対おすすめできるカメラをこちらの記事で紹介しています。
デスクチェア
在宅で仕事をする際、実は椅子がかなり重要です。リーズナブルなものから憧れのハイブランドまで、おすすめアイテムを選び方とともにご紹介します。
テレワークについての基本知識は次の記事にもまとまっています。働き方の再発明、始めましょう！