新型コロナウイルスの流行を受けて、突然在宅勤務を推奨された！という方も多いかと思います。「今までずっとオフィスワークで、何から準備すればいいのかわからない！」「とりあえず始めるための必要最低限はなんだろう？」とお考えの方に、今すぐリモートワーク始めるために大切なこと、お教えします！
今すぐリモートワークを始めたい！必要最低限は何？
1. 連絡ツールを選ぶ
まずはツールです。それぞれが遠隔地で仕事をするためには、コミュニケーションを取るためのツールを揃える必要がありますね。web会議ツール・テキストチャット・ファイル共有ツールはどれを使うか話し合っておきたいところです。
オフィスコミュニケーションツールの中には、それらが全てひとつのパッケージで済むものもあります。リモートワークラボのおすすめは以下にまとめてありますので、ぜひご参考に。
2. ホームオフィスを整える
自宅を主なオフィスにするなら、リモートワークにふさわしい環境に整えなければなりません。必要最低限は以下の3つ。
- カメラ付きノートPC
- マイク付きイヤフォンまたはヘッドセット
- 安定したネット環境
リモートワークではどうしてもweb会議が必要になってきます。そのためにカメラ付きのノートPCとマイク付きイヤフォンは必須アイテム。さらに動画によるスムーズな通信に耐える強度のネット環境も重要です。
イヤフォンはiPhoneにあらかじめ付属しているような簡単なモデルで十分です。長く使っているうちに、「ヘッドセットの方が使いやすい」「出歩きたいので軽くてスペックの高いPCに変えたい」「据え置きの大きなディスプレイの方が仕事がやりやすい」など自分により必要なものがわかってきますよ。
以下の2つは必要最低限よりワンランク落ちますが、あるとより仕事がしやすいアイテム。
自宅作業が長くなってくると、意外と困るのが腰痛や肩こり。長く作業するには身体をしっかりサポートしてくれる椅子が大切なんです。高価なブランドチェアもありますが、安価でもしっかりとしたワークチェアもたくさんあります。リモートワークラボでもおすすめをまとめていますので、ぜひご参考に。
さらに、デスク環境も大事です。オフィスと一緒で余計なものがごちゃごちゃと置かれていると気が散ってしまったり、物理的に高さが合っていないと疲れやすくなることも。自宅の中にワークスペースを決めて、いつでもそこで集中できるように環境を整えるようにしましょう。
その他、リモートワークをする上であると便利なもの・使ってみて良かったものを以下の記事にまとめています。
3.チームの意識を整える
リモートワークは決して「1人で働く」というものではありません。チームメンバーが「物理的に同じ場所に集まらない」というだけで、チームであるという意識はオフィスにいた頃と変える必要はないのです。
とはいえ、実際にすぐ隣にいて話しかけることができない環境になってしまうと、すぐに相談できなかったり、共有すべき情報が共有できなくなったりしてしまうものです。このコミュニケーションの断絶を招かないために、
- チームであることを常に意識する
- web会議を繋ぎっぱなしにする・雑談チャットチャンネルを設けるなど「常時接続」を心がける
- 常に自分の状況をコミュニケーションツールに投稿する
この3つを意識しておく必要があります。特にリモートワークを初めて経験する方は孤独を感じやすかったり、相談を怠ってしまう傾向にありますので、web会議やチャットでオープンチャンネルを設け、自分の気持ちや仕事の進捗などの「雑談」を積極的に発信していくことが大切です。
4. 生活のリズムを整える
1人で仕事をしていると陥りがちなのが「不規則な生活」です。好きな時間に好きなだけ働けるというのは、気楽なようで実は負担の大きいもの。「誰も見ていない自宅でリモートワークだとサボってしまうのでは？」という心配がよく挙げられますが、意外にも自宅でリモートワークする人の多くが「昼夜問わず働きすぎてしまう」傾向が強いのです。
そこで大切になってくるのが「生活のリズム」です。オフィスで働いていた頃と同じように出勤・退勤の時間を決めて働くのがおすすめです。できれば仮想オフィスツールやタイムカードアプリを使って、在席・離席も記録できるようにしておくと良いでしょう。メンバーがそこにいるということをお互いに認識できれば、離れていてもチームとしての連帯感を醸成することができます。チャットで雑談をすることも可能です。オーバーワークの抑止力にもなり、より効率よく働くことができるでしょう。
5. 雑談を発信する
「3. チームの意識を整える」でも触れましたが、同じオフィスで働いていても、各々リモートワークしていても、チームを運営するために必要なのは「雑談」です。
「雑談」「コミニュケーション」と言っても、お互いのプライベートに踏み込むわけではなく、仕事中にする「目的や結論を求めない会話」を意味します。仕事中にさわさわ雑談をするなんて、生産性や能率が落ちてしまうのでは？と思う方もいらっしゃると思います。しかしこの「雑談」は、お互いの形を意識し、仲間だと認識する手段につながっていく重要なツールになり得るのです。
「雑談」ともうひとつ、「独り言」も重要。「今何を考えている」「何をしている」という仕事に関係のない自分について、つぶやいてみましょう。チャットに専用のチャンネルを設けても良いですし、Twitterのような外部ツールを使用してみるのも良いでしょう。リモートワークでは、それぞれが物理的に目の前にいない分、お互いの存在を形作るために多少饒舌になる必要があります。ほんの少しの心がけで、孤独は解消され、コミュニケーションや情報共有も驚くほどスムーズになります。
テレワーク成功！今後はどうする？
以上の点を踏まえて、とりあえず始めてみたリモートワーク、「意外とスムーズに行った！」となれば幸運です。今後も、悪天候で交通機関が麻痺してしまった・子供が病気で出社できない・怪我をしてしまって移動が困難に…などなどリモートワークが必要になる場面はたくさん出てくるでしょう。これを機にリモートワークをきちんと導入しておけば、イレギュラーにも慌てることなく業務を進めることができそうです。
そのためには、今回ご紹介した方法はもちろん、組織として制度を今一度しっかり整える必要があります。リモートワークラボでは、導入のプロセスを詳細にまとめた記事はもちろん、個別に導入のためのご相談も承っております。ぜひお気軽にご相談くださいね。
この記事を書いた人
土佐光見
リモートワーク研究所研究員・ライター。
webショップの企画運営、web制作、ディスクリプションライティングを経験し、フリーランスに。リモートで働く二児の母。趣味は読書、観劇、俳句。
