リモートワークを導入したい！手順をざっくり説明します
「リモートワークを始めたい！」そう思ってこのリモートワークラボにやってきたけれど、一体どの記事から読めばいいの？という方のために、導入までの手順を、サイト内のおすすめ記事を交えてざっくりご案内します。
1.どうしてリモートワークを導入したいの？方針を決めましょう
まず、全く制度がない状態からリモートワークを導入するには、方針をきちんと固めなければなりません。
「リモートワークが必要だ！導入したい！」と考えても、それが社内の全ての人間がそう考えているとは限りません。ですので、出来るだけわかりやすく共感しやすいロジックをもって、「なぜ必要なのか」「どういう状態にしたいのか」を伝えることが必要です。まずは経営陣レベルで認識を合わせ、それから社員全体に周知し、理解を得るようにしましょう。
以下の記事の1〜3をぜひご参考に。
2.リモートワークに適してない部分はどこ？業務プロセスを見直しましょう
さて、社内へ導入の意思や目的の共有が済んだら、次は業務プロセスの見直しです。リモートワークで仕事を進めるには、リモートワークの社員を想定しても、各種業務が問題なく遂行できるよう業務のプロセスを見直すことが大切です。
まずは現状どのように業務を遂行しているかを把握すること。それからオフィスにいないとできない業務を洗い出すことです。そしてそれらをリモートワークでも対応できるように作り変えることを考えましょう。
ペーパーレス化・会議やコミュニケーションのオンライン化・承認や稟議の電子化などが筆頭に挙げられますね。トライアル開始の時点で完璧に整備する必要はありませんが、できる限り働く場所に依存して対応できる人とできない人が生まれない運用を目指すのが大切です。
以下の記事にそのメリットやリモートワークに適したオフィスの作り方をまとめています。
3. 実際に運用して問題点を洗い出しましょう！トライアルの実施
ある程度準備が整ったら、実際に運用してみましょう。会社の規模によっては全社で足並みを揃えて取り組んでも良いですが、トライアルチームを組んで実証実験を行うことをおすすめします。
実際にトライアルを行なっていると、必ず想定していなかった問題や、思いがけない事態が発生します。それらを丁寧に検証し、ひとつひとつ対策を話し合って解決していくことが重要です。この辺りでセキュリティ対策も考えておく必要があります。
具体的なトライアルの行い方やチームの選定に関しては、以下の記事の「5. トライアルを実施する」で。
セキュリティ対策についても詳しく解説した記事があります。
4. フィードバックを踏まえて、ツールを選定！
トライアル後のフィードバックは賛否両論様々な意見が出てくることになるでしょう。また、積極的に発言できない人もいますので、受け身ではなく、ヒアリングの機会を設けて、こちらから聞き出したいことを整理しておくようにしましょう。
仕組みや制度に関しての整理も大切ですが、本格運用に向けてもっとも大事な要素のひとつに「ツールの選定」があります。ツールは、チームごとになんとなくバラバラのツールを使い続けるのではなく、なるべく多くの人に使いやすいツールを選んで、社内で統一することをおすすめします。トライアルの間に試用してみたツールの中から、使いやすい・値段に見合ったツールをピックアップし、協議するようにしましょう。
5.いよいよ本格導入！社内制度を整備しましょう
ツールが決定したら、社内制度を今一度見直しましょう。ほとんどの会社の社内制度がリモートワークに対応していません。トライアルで出てきた問題を踏まえつつ、労務規定や労災、経費をどこまで認めるかなど細かく見直しましょう。
本格的に運用がスタートした後も、常に新しい状況が生まれます。制度は最初から完璧を目指さず、その都度柔軟に見直していくつもりでいるのが得策です。
よく問題になりやすい制度については、個別にまとめた記事をご参考に。
6. コミュニケーションは取れていますか？ 評価に問題はありませんか？環境は整っていますか？リモートワークを続けましょう
本格的に導入した後は、チームごとに成果やコミュニケーション、メンバーのメンタルなど丁寧に観察する必要があります。特にコミュニケーションは、リモートでチームを運用するための1番の要です。離れているからこそ、声を出すことを心がけつつ、リモートワークを継続・定着させるようにしましょう。
リモートワークがあれば、多様性社会を乗り越えていける！
コロナ禍で注目の集まるリモートワーク。やむなく導入したという会社もあるでしょう。どうしてもリモートワークが合わない人、リモートワークでは不可能な職種ももちろんあります。
しかしリモートワークは、通勤ラッシュの軽減や、地方からの雇用、育児や介護と仕事の両立など、今ある働き方の形をもっと柔軟に広げる力を持っています。今後さらに多様性が求められる社会に変容していく中で、リモートワークを導入しておくことは、会社としての大きな強みになるでしょう。
リモートワークラボ（株式会社ソニックガーデン）では、リモートワーク導入のお手伝いをしております。ぜひお気軽にご相談くださいね。