テレワークこそコミュニケーションが大切
テレワークを良好に継続させるために必要な柱として「コミュニケーション」があります。それぞれが離れているからこそ、細やかなコミュニケーションが求められるのです。では、オフィスにいた時代と比べてどのようなことに気をつければ良いのでしょうか？
テレワーク コミュニケーションのコツ3つ
1.オフィス内「4つのコミュニケーション」をオンラインに置き換える
テレワーカー間のコミュニケーションを失わないためには、今までのコミュニケーションがどんなものだったのかを分解して考え、全てをオンラインツールに置き換えることが必要です。この作業は、同時に「どの種類のコミュニケーションが抜け落ちてしまうのか」が見えてきます。ここでは、オフィス内で行われるコミュニケーションを大きく4つに分類してみます。
①同期的クローズドコミュニケーション（議論・承認・提案・指示）
オフィス内では、主に会議室に集まったり電話を使ったりするコミュニケーションです。これはweb会議に置き換えると良さそうです。
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②非同期的クローズドコミュニケーション（報告・連絡・通達）
オフィス内では主に紙を使って行われていたコミュニケーションです。メールやチャットツールなどに代替することができます。ここをオンライン化することでペーパーレス化にも繋がりますね。
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③非同期的オープンコミュニケーション（掲示・募集）
掲示板に張り出したりホワイトボードに書いておいたり、不特定多数の目に一定期間触れさせておく必要のある情報です。社内ポータルに掲示しておくようなイメージがおすすめです。
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Qiita
SharePoint
など
④同期的オープンコミュニケーション（雑談・声かけ・挨拶・相談・つぶやき）
主にデスク周りなどで、人が1番無意識的に行うコミュニケーションです。テレワークになったときに1番抜け落ちやすいコミュニケーションでもあります。ここを意識的に補うことが、とても重要。チャットツールやweb会議ツールを使って補うことができますが、網羅するためには仮想オフィスツールがおすすめです。
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2.リアルタイムのオープンコミュニケーションを意識する
4つのコミュニケーションの中で、特にテレワーク時に失われやすいのが「同期的（リアルタイム）オープンコミュニケーション」です。
オフィスにいた時には自然発生していて、特別なことではないと思っていた挨拶や雑談などが、実はチームをチームたらしめるために非常に重要なコミュニケーションとなります。ところが、テレワークではこの「雑談」は、意識的に場所を作り上げなければ発生しづらいものになってしまうのです。
この「同期的（リアルタイム）オープンコミュニケーション」のために、チャットツールやSNSに雑談やつぶやきを流すチャンネルを作って、各々が積極的に自分の状況をそこに書き込むようにすることをおすすめします。このコミュニケーションを意識的に行うことは、目の前にいない人間の存在を常に感じられるようになることであり、ひいてはいつでも相談や議論ができる空気を作るための足掛かりとなるでしょう。
3.情報格差は徹底排除！
チームにオフィスワーカーとテレワーカーが混在する場合特に気をつけなければならないのが、情報格差です。
オフィスにいると先述の自然発生的な「雑談」からいつの間にか全体の業務に関わる重要な議論がに発展したり、ログを残さない会話の中に連絡事項が混ざっていたりすることが多々あります。このような細かい情報伝達の漏れが、いつの間にかもテレワーカーが村八分状態になってしまっていたり、チーム運営に歪みが出てしまったりすることに繋がります。
チーム内に1人でもテレワーカーがいるのであれば、そこは「テレワークファースト」で。チャットや議事録を活用するなどして、後から誰でもログを確認できる状態にしておく、資料は最新のものがいつでもweb上で閲覧することができるようにしておくことが大切です。
テレワークするなら饒舌になりましょう
テレワークは寡黙で孤独な作業と思われがちですが、実は「同じ空間にいない」というだけで、組織に所属しているという事実は変わりません。チームを効率よく運営するためには、離れているからこそのコミュニケーションが重要。「雑談」「つぶやき」「相談」「報告」を大切に、常に饒舌であるように心がけましょう。
この「なんでもない」コミュニケーションを意識的に行うことで、テレワークによる生産性がぐんと上がります。
みんなの「テレワーク」実例集
リモートワークラボでは、テレワークを積極的に行っている会社を不定期に取材しています。それぞれの工夫やプロセスがよくわかるインタビューになっています。ぜひご一読を。
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