新卒リモート入社でも不安にさせない！リモートワークで良いチームを作るために大切にしたいこと

春、新卒社員をリモートで迎えることになったら？

新型コロナウイルスが未だ猛威を振るっています。まだまだ情勢が不安定な昨今、春の新卒社員をリモートで受け入れなければならなくなる可能性も大いにありそうです。本当にそうなった場合、新卒社員を気持ちよくリモートで迎え入れるために、何をすべきなのでしょうか？

新卒社員をリモート入社で迎えるために注意したいこと3つ

① 関係構築

リモートワークでまず気をつけたいのは人間関係の構築です。特に初めて一緒に仕事をする人ならなおさら、チームとして馴染んでいけるように十分配慮する必要があります。そのためにはコミュニケーションを密にすることが重要です。

具体的には、朝礼などメンバーがお互いの存在や進捗を確認する場を1日に1回程度作ること、進捗報告や相談など上司やメンターに細かく報告できる場（チャットルームなど）を作ること。そして何より1番大切にしたいのは雑談ルームを作り、先輩社員や上司が積極的に仕事に関係ない雑談を書き込み続けることです。

同じ空間に存在しているだけで受け取れる情報は実は膨大。一方生身で顔を合わせることのないまま入社しリモートになってしまうと、メンバーの人となりを掴むのにとても時間がかかってしまいます。仕事以外のやりとりがないと全くわからないまま…ということも。

これを解消するために、雑談は必要不可欠なツールです。既存社員はぜひ積極的に雑談をかわし、チーム内の雰囲気を柔らかくしてください。これは「困ったら相談していい、問題提起をしやすい」チームを作ることにも繋がりますよ。

② メンタルケア

一方で個人個人のメンタルを健やかに保つことも大切です。特に初めてリモートワークする人は他人との距離感をどう取れば良いのかわからなくなってしまったり、孤独を抱えたままになりがちです。

この問題を解消するためには、①でおすすめした雑談を積極的に交わすことに加えて、上司やメンターから細かく働きかけることも心がけてください。同じオフィスにいれば、相手の様子を目で見て確認してから投げかけられる質問も、テレワークだと顔が見えないので、どうしても「今は邪魔かもしれない」「迷惑かもしれない」という不安から飲み込んでしまいがちです。そこで萎縮したままになってしまわないように、こちらから「気にかけている」というサインを出すようにしましょう。

また、オンラインでの飲み会やランチ会など、業務とは関係のない関わりの場を提供することも、孤独感を与えないためのひとつの方法ですね。

③ スケジュールを明確にしながら研修プログラムを組む

新人研修もリモートで行うのであれば、そのスケジュールや目的などを常にはっきりと提示しておくようにしましょう。

いつまでに何をやるのか、課題は何か、どこを見れば今後のスケジュールがわかるのか、相談や報告は誰が窓口になるのかなど、明確に提示することが重要です。

物理的に社内にいればなんとなく伝わる・わかることも、それぞれがリモートで離れていると、こちらが想定しているよりずっと伝わりにくくなります。大切なのは、新入社員に対して「常に開かれている」「常に気にかけている」ことを伝え続けることです。相談用のチャット部屋や新入社員同志のコミュニケーションルームを作るのも良いですね。

新入社員を迎えるために会社が準備しておくもの3つ

① ハードウェア

仕事に使うためのパソコンは、オフィスに集まっていた時代と同様に準備しておきましょう。加えてできればマイク付きイヤフォンも配布できると、全ての新入社員がスムーズにリモートワークに取り組むことができます。郵送するのか、一度オフィスに取りに来てもらうのかなど配布方法も準備のひとつに加わりますね。

② 使用すべきツールとマニュアル

web会議、チャットツール、仮想オフィスツールなど、会社によって使用するツールはそれぞれですが、何を使うべきなのか必要なものは決定して提示するようにしましょう。統一したマニュアルも全員が見られるところに置いておくことが必須です。

特にチームごとに使うツールがバラバラな場合は、上司が状況をきちんと把握し、チュートリアルができる人材を確保・指定しておくと安心です。

③ マシントラブル・メンタルトラブルが起きた際の連絡先

テレワークで心配になるのが、トラブルが起きた際の対処です。最初にトラブルの種類に分けて相談窓口をはっきり提示しておきましょう。これは新入社員だけに限らず、全てのリモートワーカーに周知しておきたいですね。

とにかくコミュニケーションは密に！

一定の時間をオフィスでともに過ごしたことのある既存社員と、リモートで入社してくる新人では、かなり認識に差が生まれます。そこには今まであった「なんとなくわかる」がないのです。そのことを踏まえて、とにかくコミュニケーションは細かくとるように心がけましょう。離れていても、少しの気遣いがあれば、必ず良い人間関係を築くことができます。まずは、臆さず話しかけることから始めてくださいね。