リモートワークをもっと当たり前の社会にするために、「リモートワークは普通！」になっている会社を紹介していきます。今回は仮想オフィスツールのRemottyを使ってリモートワーク中でも社員間の“繋がり”をうまく作っている、株式会社スマートウェブ様にお話をお聞きしました。
ツール導入をきっかけに業務の見直しを行ったことで業務効率の向上が達成できたそうです。導入前よりも業務効率があがったお話を聞くことができました。Remotty利用時のルールなどもあわせて紹介しています。
西村 明恵にしむら あきえ
株式会社スマートウェブ マネージャー
株式会社スマートウェブのECサイト立ち上げから企画運用・お客様対応などECサイトの業務全般に携わり、その後マネージャーに就任。2016年～2020年まで楽天市場ショップ・オブ・ザ・イヤーを5年連続で受賞し、2020年にはYahoo!ショッピングBEST STORE AWARDS 2020を受賞。
リモートワークを導入することで、従業員のライフスタイルが変わっても働き続けられる
ではまず、事業内容を教えてください。
株式会社スマートウェブはアクセサリー、服飾雑貨、ピアス、バッグなどの自社ブランド製品を実店舗とECサイトで販売しています。従業員が約50名で、その半数以上が事務所勤務、残りが現場勤務をしています。
リモートワークを始めたきっかけを教えてください。
リモートワークへの興味はかなり前からありました。というのも、弊社は女性スタッフが多く占めています。彼女たちのライフスタイルが変わったとしても、ずっと一緒に働ける環境としてリモートワークを導入することでそれらの変化に柔軟に対応できるのではないかと考えていました。そんな中、昨年の緊急事態宣言発令をきっかけにリモートワークを始めることにしました。
リモートワークを始めるにあたって、課題や心配ごとなどはありましたか？
弊社は社員同士の繋がりを大事にしているため、離れて働くことで、その関係性が変わってしまうことを心配していました。ですので、最初はオンライン会議を接続したまま、お互いの顔が見える状態を作ってみようかとも考えました。ですが、オンライン会議ツールと同時にチャットツールを使わないといけないというのが非効率に感じ、普段の何気ない雑談から業務的なやりとりまで、まとめて行えるツールを探し、そこで見つけたのがRemottyでした。
新しいツールの導入には正しい運用ルールの設定がカギ
Remottyを導入する時に気をつけたことはありますか？
運用ルールの設定をきっちり行ったことです。まず、就業中は必ずRemottyにログインすること、カメラをオンにして利用すること、プロフィール写真を自身の顔写真にすることを決めました。また、以前利用していたチャットツールでは、話題ごとにグループを作成していたので、グループの数が膨大でした。Remotty移行後は案件ごとにグループを作成し、その案件に紐づく話題をグループ内のチャットでやりとりするようにしました。
Remotty導入後はどのような効果がありましたか？
Remottyを使うことで、普通のチャットツールでは得られない“一緒にいる感覚”が得られるようになりました。例えば毎日ログインすることで出勤の状況、カメラ画像をオンにすることで在席の確認ができるようになりました。お互いの顔が見えた方が同じ場所にいる感覚になるっていうのもあって、その“一緒にいる感覚”というのが得られたのが良かったですね。
また、Remottyの導入と同時に、利用していたツールの見直しを行いました。以前からBacklogを使っていたのですが、うまく運用できていないことに気づき、利用方法を改めました。そのおかげで、当初課題となっていたタスク管理も解決しました。
リモートワークをきっかけにツールの見直しをおこない、整理していかれたんですね。
いざというときの備えをすることで、従業員はより働きやすく
リモートワークを始めたことで得られたものってなにかありますか？
いざというときのための備えができたのはすごくうれしいですね。リモートで仕事をする土台ができているので、オフィスに出勤できなくなったとしても、どこからでも働けるというのは大きいですね。子育てしているスタッフはどうしても今日はこの時間までに、地元に戻らないといけない、ということもあるので、そのような時は「じゃあ今日は在宅にしたら？」と柔軟な対応ができますからね。
今はオフィスにも出社している方もいらっしゃるとのことでしたが、Remotty導入前後で変化はあったりしましたか？
仕事中に直接話しかけてしまうと相手の手を止めてしまうことになるので、元々チャットでやりとりすることが多かったので、大きな変化はないですね。
「相手の手を止めないために直接話しかけない」そういった工夫は元々されていたんですね。Remottyを実際のオフィスのように利用されている様子を伺い知ることができました。ありがとうございます。それでは最後にですね。将来的に考えているリモートワークの運用についてお聞かせてください。
リモートだとどうしても生産性が落ちてしまう瞬間が出ててしまうことがあります。例えば弊社だとECサイトなのでどうしても商品を実際に見たいときがありますが、それをリモートで完結するというのはどうしても難しい部分があります。 このあたり、リモートでも生産性を高めていける取り組みをしていきたいと思っています。
本日はありがとうございました。
取材後記
（リモートワークラボ編集部）
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