(最終更新 2018/08/07)
リモートワークを導入するにあたって、いくつか業務プロセスの改革が必要となりますが、特に問題が生じやすいのが「会議」です。
事務作業など、個人が請け負う通常の業務に関しては、リモートワークに移行しても変わりなく作業できますが、複数の人数が集まって議論したり情報共有をする場をどうコントロールするかは重要な課題となるようです。
今回は、リモートワークをより良くスムーズに進めるために、会議の方法をどう変えれば良いかを考えてみましょう。
会議自体を減らす
会議というものには、物理的に開催する場合もバーチャルで開催する場合も、複数の人間のスケジュールを合わせるという作業が生じます。これがまず第1のストレスとなります。
そして1日のうちに会議に割く時間が増えれば増えるほど、個人で作業する時間が削られ、その分パフォーマンスが落ちる、という事態が発生します。これが第2のストレスです。
これらのストレスをなるべく軽減するために、1番効率的なのが「会議自体を減らす」という方法です。
もちろんチームで仕事をする上で、コミュニケーションというのは非常に大切です。しかし、ただ情報を共有したり思想の統一を確認したりするだけなら、社内掲示板に貼り出すだけで十分事足ります。「リアルタイムでのディスカッションや、顔を見ながらの対話が必要な場合に絞る」という考え方をもとに、まず会議自体を減らし、個人の生産性を高めることが重要です。
その会議本当に必要ですか？
会議の状況に応じてツールを使い分ける
では実際に会議をする時、その会議のタイプに応じて最適なツールを使い分けることで、より効率が良くなります。主な3タイプの会議について考えてみましょう。
１.対面での対話を中心とした会議
定例ミーティングや複数人でのディスカッションを必要とした会議など、お互いの顔を見ながら打ち合わせをしたい場合、やはり王道はZoomなどの音声チャットツールです。音声や映像のON/OFFが個人ごとに自在で、テキストチャットも使えるものが良いでしょう。しかし、事前にユーザー登録をしておかなくてはいけないものに関しては、客先など文化の違う相手を交える場合に多少難があると言えます。
そういった場合に便利なのがブラウザだけで使えるインスタント系の音声チャットツール。「appear.in」や「1meeting.net」などがおすすめです。
おすすめweb会議ツール「Whereby（旧appear.in）」使い方入門
２.雑談を含む雑多な情報共有
もっとカジュアルな、社内で隣の席の人に話しかけるような感覚でコミュニケーションをとりたい場合は「Remotty」や「Slack」などのコミュニケーションツールが有効です。
https://www.remotty.net/
1対1はもちろん、複数人でのチャットルームを個々に作成することができますので、作業中に生じた疑問や相談など手軽に話しかけることができます。また、つぶやきをタイムラインに流したり、共有したい事項を掲示板に掲載したりもできますので、リモートワークでも「一緒に仕事をしている」感覚をよりリアルに共有することができます。
会社という組織で働いていると、つい不必要なものも含めて打ち合わせの数が多くなってしまいがちです。リモートワークを使って、よりお互いに自由に効率よく作業するためには、会議自体に対する意識を改革する必要があります。
「本当に必要なものは何か」をもう一度考えて、より良いリモートワーク環境を目指しましょう。
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